Rollenbasiertes Arbeiten: Unser Kennenlern-Guide

Selbstgeführt, personenbezogen und gleichberechtigt zu arbeiten - das ist unser Wunsch.

Um diesen zu erfüllen, orientieren wir uns an verschiedenen Methoden. Unter anderem dem rollenbasierten Arbeiten - eine Art der Zuständigkeitsverteilung in einer Organisation, die Teal und Holacracy als zentrale Bestandteile ausmachen. Wir geben in diesem Artikel einen Einblick darin, was rollenbasiertes Arbeiten ist, welche Vorteile wir in dieser Arbeitsweise sehen und vieles mehr.

Inhalt:

1. Definition und Vorteile
2. Wie Rollen entstehen
3. Wie Rollen aufgebaut sind
4. Wie Rollen zugewiesen werden

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Definition

Unter rollenbasiertem Arbeiten versteht man eine Arbeitsweise, bei der die Aufgabenbereiche eines Arbeitnehmenden durch Rollen organisiert werden. Dabei werden nicht den einzelnen Menschen, sondern den Rollen bestimmte Aufgaben und Verantwortungsbereiche zugeschrieben. Arbeitnehmende tauchen in diese Rollen ein und übernehmen die mit der Rolle einhergehenden Aufgaben.

Vorteile

Die Stärken des Rollenmodells liegen vor allem darin, dass Rollen flexibel und anpassungsfähig sind. Denn Rollen entstehen bei Bedarf, können dynamisch an neue Herausforderungen angepasst und je nach Erfahrung und Bedürfnis von unterschiedlichen Mitarbeitenden angenommen, aber auch abgelegt werden. Erfüllt eine Rolle in der Arbeitsumgebung keine Bedürfnisse mehr, wird sie aufgelöst.

Weitere Vorteile sind unter anderem:

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• Keine formalen Hierarchien: Zwischen Mitarbeitenden gibt es keine Rangordnung mehr, sondern nur noch Menschen, denen verschiedene Rollen anvertraut werden, die wiederum mit anderen Rollen interagieren.
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• Schaffung von Transparenz: Je genauer eine Rolle und ihre Verantwortungsbereiche definiert ist, desto einfacher ist es für das Team, bei Fragen und Vorschlägen die richtige Ansprechperson zu finden.
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• Handlungsdirektion: Die präzise Definition von Rollen erleichtert es Mitarbeitenden, zu verstehen, welche Aufgaben in ihren Verantwortungsbereich fallen. Wenn jede*r genau weiß, was von ihr bzw. ihm erwartet wird, kann der Arbeitsalltag reibungslos laufen, Dopplungen werden verhindert und Zeit gespart.
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• Emotionale Distanz finden: Häufig werden Mensch und Rolle gleichgesetzt. Beim rollenbasierten Arbeiten wird jedoch so bewusst wie möglich zwischen "role and soul" unterschieden. Treten Spannungen auf - ein Potential, das eine Lücke zwischen dem Jetzt und einer möglichen Zukunft markiert - können sich Mitarbeitende fragen: "Würde sich meine Rolle um das Beheben dieser Spannung kümmern? Oder bin ich persönlich involviert?" Erst wenn die Spannung in den Verantwortungsbereich der Rolle fällt, sollte man sich einbinden (lassen). Auf diese Weise werden nicht nur Meetings konstruktiver; gleichzeitig bleiben eigene Emotionen unberührt.
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• Überwinden von Spannungen: Wenn beim rollenbasierten Arbeiten Spannungen auftreten, abstrahiert man auch hier die Rolle vom Menschen, indem man klärt, ob es sich um eine operative oder eine zwischenmenschliche Spannung handelt. Bei operativen Spannungen helfen Fragen wie "Welche Rolle sollte bei dieser Spannung involviert werden?" und "Welche Rolle spürt die Spannung?" dabei, die idealen Diskussionspartner*innen zu finden.

Rollen werden entweder von Arbeitskreisen, sogenannten Circles, oder dem gesamten Team geschaffen und regelmäßig an die sich verändernde Umwelt angepasst. Dieser Peer-basierte Prozess kann unter anderem durch wahrgenommene Spannungen in Gang gesetzt werden.

Diese Spannungen treten dort auf, wo ein Teammitglied eine Lücke erkennt - eine Distanz zwischen dem Ist- und einem erwünschten Soll-Zustand.

Wenn beispielsweise in einem Meeting auffällt, dass einzelne Diskussionen zu viel Zeit einnehmen und keine Gelegenheit bleibt, über andere Themen zu sprechen, wird eine Spannung wahrgenommen. Der Ist-Zustand beschreibt zeitüberschreitende Besprechungen, die Betreuung brauchen. Der Soll-Zustand sind Meetings, die angeleitet sind. Die Rolle eines Moderierenden, der die Zeit erfasst und den Rahmen der Diskussion hält, soll helfen, die Spannung zu überwinden.

Durch das spannungsbasierte Arbeiten werden aber nicht nur neue Rollen geschaffen. Auf gleiche Weise können vorhandene Rollen an neue Herausforderungen angepasst werden, indem Spannungen erkannt und in gemeinsamer Abstimmung überwunden werden.

Wird die Verantwortung und Aufgabenzahl einer Rolle zu groß, kann man die Rolle auch in mehrere kleinere Rolle unterteilen, die wiederum von mehreren Mitarbeitenden aufgenommen oder in einen Circle umgewandelt werden.

Der Aufbau einer Rolle folgt einem klaren Format, das sich in 4 Teile gliedert:

Name

Ein klarer, deutlich beschreibender Name, der die übergreifenden Aufgaben der Rolle wiedergibt.

Purpose

Ein sogenannter Purpose kann als Absicht oder Zielsetzung übersetzt werden. Eine Rolle braucht einen Purpose, um ihre Identität und Intention zu verdeutlichen. Der Purpose gibt der Rolle Orientierung, selbst wenn andere Rahmenbedingungen wie Strategien, Prioritäten oder Policys noch nicht definiert wurden.

Accountability

Accountability wird als Verantwortlichkeit verstanden. Bei Accountabilitys handelt es sich um Tätigkeiten, die regelmäßig für die Rolle anfallen. Sie geben der oder dem Rolleninhabenden zu verstehen, worauf diese*r im Arbeitsalltag die eigene Aufmerksamkeit richten muss.

Domain

Domain bedeutet so viel wie Zuständigkeitsbereich. Dieser kann als eine Art Eigentum verstanden werden, das ausschließlich von der jeweiligen Rolle reguliert bzw. geleitet wird.

Domains können viele Formen annehmen. Zum Beispiel kann der Rolle Content Manager die Domain Blog zugeordnet werden. Dem 1st Level Support das Ticketsystem. Oder dem Accountant die Accountingprozesse.

Bevor in die Domains einer Rolle eingewirkt wird, muss Kontakt zu derjenigen Rolle aufgenommen werden, der die Domain zugeschrieben ist.

Rollenzuweisung

Bei der Zuweisung einer Rolle kann es verschiedene Prozesse geben. Wichtig ist bei allen, dass Kolleg*innen in die Rollenvergabe miteingebunden werden, um Rat und Einverständnis einzuholen.

Wenn eine neue Rolle entsteht, tritt meist auf natürliche Weise eine Person hervor, die für die Rolle und deren Verantwortlichkeiten am besten geeignet ist. Oft handelt es sich dabei um die Person, die die Notwendigkeit für die jeweilige Rolle gespürt hat.

Rollentausch

Wenn eine Rolle nicht mehr zu einer Person passt - aus zeitlichen Gründen, weil die Rolle keine Freude bringt oder ähnlichem - können Rollen auch innerhalb eines Teams getauscht werden. Das kann entweder temporär erfolgen oder dauerhaft so bleiben.

Es ist auch möglich, dass ein Teammitglied neue Kompetenzen erworben hat oder durch das Einnehmen einer Rolle neue Kompetenzen erwerben will. Auch in so einer Situation können Rollen ab- bzw. weitergegeben werden.

Rollenabschaffung

Passt eine Rolle nicht mehr zur Arbeitsumwelt und kann die täglichen Bedürfnisse des Unternehmens nicht mehr unterstützen, wird sie aufgelöst, ohne negative Auswirkungen auf das Team zu nehmen. Denn da eine Rolle nicht mit einem Job gleichgesetzt wird, verliert die Person, die die Rolle innehat, nicht ihre Anstellung. Stattdessen kann diese Person neue Rollen aufnehmen oder sich in vorhandene Rollen vertiefen.

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